Comment réduire les achats de matériaux dans une PME industrielle ?

Vous êtes responsable d’un site industriel. Vous regardez au fil des mois les budgets d’achats qui sont trop souvent dépassés. Vous aimeriez reprendre le contrôle sur la situation mais vous ne savez pas par où commencer. Voici quelques conseils d’experts pour améliorer les choses rapidement

Nommer une personne pour centraliser les achats

Dans la plupart des entreprises, on trouve un service achats qui est dédié à la passation de commandes auprès des fournisseurs. Au sein de ce service, on trouve des acheteurs. Ce sont des professionnels de la négociation. Ils sont habitués à discuter les clauses des contrats avec le fournisseur. Ils savent également comment obtenir le meilleur prix.

L’intérêt d’avoir un acheteur, c’est que vous n’allez plus tomber dans le biais que l’on trouve souvent quand chaque responsable de services réalise ses achats en direct. Il n’est pas rare que le fournisseur finisse par nouer une relation amicale rendant ainsi la négociation plus difficile, ce qui n’est pas à l’avantage de votre entreprise.

Pour les entreprises industrielles, chaque achat vient directement impacter les coûts de fabrication et donc le prix de revient des produits. Les conséquences sur la trésorerie et la rentabilité de la société sont donc directes. C’est pourquoi l’approvisionnement doit être fait de façon professionnelle. Il faut acheter le bon produit en juste quantité.

Mettre en place un processus de gestion des achats

Vous devriez déployer un logiciel de gestion des commandes. Il s’agit d’un système informatisé utilisé par les employés pour soumettre des demandes d’achats. Chaque commande passe dans un workflow de validation avant d’être ensuite envoyée au fournisseur.

Cela permet de contrôler chaque commande avant qu’elle ne soit envoyée. Ainsi, vous reprenez complètement le contrôle des dépenses puisque vous pouvez viser chaque demande. Lorsqu’une demande n’est pas conforme à votre politique d’achats ou hors budget, il suffit de la rejeter.

Un tel processus est souvent présent dans les grandes multinationales. Il tend à s’imposer peu à peu dans les PME, notamment dans le secteur industriel où les achats représentent une grande partie du budget de fonctionnement de l’entreprise.

Surveiller les stocks

La première chose à faire lorsque vous cherchez à réduire les achats de matériaux dans une entreprise industrielle est d’examiner ce que vous avez actuellement en stock. Si vous avez des stocks excédentaires, il est peut-être temps d’envisager de réduire leur niveau actuel. Voici quelques façons d’y parvenir :

• Acheter uniquement en fonction des ventes prévues. Il ne sert à rien de stocker des matières premières pour une production prévue dans 6 mois.
• Commander la juste quantité par rapport au besoin, ni plus ni moins.

Rationnaliser le nombre de fournisseurs

Au fil des années, comme chacun commande dans son coin, l’entreprise est devenue cliente d’une multitude de fournisseurs. Il est grand temps de réduire votre nombre de fournisseurs. En ayant moins de fournisseurs, chacun recevra un volume de commandes plus important et vous pourrez ainsi négocier de bien meilleures conditions contractuelles.

Alors évidemment, cela demande un gros travail d’analyse pour identifier les synergies possibles. Mais vous serez surpris des gains que l’on peut obtenir avec une telle approche.

Vous pouvez signer un contrat cadre avec les fournisseurs clés de l’entreprise. Vous en ferez ainsi de véritables partenaires de votre activité. Ils pourront vous dépanner en cas de coup dur ou de hausse brutale de votre charge de travail.

Recycler ce qui peut l’être

Quand vous achetez de la matière première, elle est rarement utilisée à 100% dans le produit final. Une partie non négligeable est souvent perdue dans le processus de fabrication. Cette matière inutilisée peut-être valorisée de différentes façons :

• Via une entreprise de recyclage qui va reprendre et recycler les chutes,
• En réutilisant directement ces matières premières.

Vous pouvez aussi retravailler votre process de fabrication pour identifier des moyens de réduire les pertes. Parfois, en achetant une matière première de meilleure qualité, on peut obtenir un meilleur rendement et ainsi réduire drastiquement ses pertes.

Vous disposez à présent de toutes les cartes nécessaires pour mieux gérer vos achats. Ne tardez pas pour passer à l’action et implémenter ces différentes stratégies. Les gains sont à prévoir sont vraiment substantiels.

Les risques d’une gestion des achats mal maitrisée

Voici les principaux risques auxquels s’expose les entreprises qui ne gèrent pas leurs achats de façon appropriée :

• Une livraison tardive des matières premières qui a un impact sur la production des produits.
• Des problèmes de qualité faute d’avoir défini un cahier des charges assez strict avec le fournisseur.
• Une activité désorganisée à cause d’une mauvaise gestion des stocks.
• Des coûts qui explosent faute de rationaliser les achats.

La stratégie pour optimiser les achats nécessite une implication de tous les services de l’entreprise. Chacun doit prendre en compte les enjeux de ses collègues pour bien les comprendre et les intégrer dans ses actions au quotidien.